Cuestionario de autodiagnóstico de la calidad de tu entidad
Podrás estimar de una manera autónoma y no dirigida, el punto en el que se encuentra el sistema de gestión de tu organización conforme a un referente de sistema de gestión de la calidad como la Norma ONG Calidad.
Y no sólo eso, también os ofrecemos pistas, orientaciones y avisos sobre qué ámbitos es necesario que os pongáis a trabajar y cuáles parece que ya se están cumpliendo para poder optar a una certificación.
Este formulario no guarda ninguno de los datos que introduces en él. Es únicamente una herramienta de autodiagnóstico que te servirá para tener una orientación.
Cuando hayas completado el formulario, tendrás acceso a un resumen con todas tus respuestas, las alertas que has recibido y algunas recomendaciones adicionales, que puedes imprimir para tus registros personales.
Te recomendamos que al realizarlo, estén presentes al menos dos personas del equipo y que una de ellas tenga conocimiento global sobre la gestión de la entidad.
Si tienes dudas, no dudes en escribirnos.
EmpezarDe un vistazo
Tiempo para completar la herramienta
Entre 15 y 25 minutos, en función de la disponibilidad de la información
Información importante
Este cuestionario es orientativo, sus fines son informativos y no supone la apertura de un expediente de certificación.
Resultado final
Informe con el estado general de la entidad con respecto a la norma de calidad.
Coste
Gratuito
Estamos generando el informe de autoevaluación
Recuerda que este cuestionario es orientativo, sus fines son informativos y no supone la apertura de un expediente de certificación
Resultados del informe de evaluación de la calidad
Informe realizado el 16/08/2022
A continuación, podrás visualizar el informe de los resultados resultante de procesar la información que has introducido. Recuerda que este autodiagnóstico puede servir como un punto de partida para trabajar y también recuerda que no tenéis que hacerlo solos: ICONG cuenta con una cartera de servicios en el que seguro que encuentras algo que se ajuste a tus necesidades y expectativas.
Ponte en contacto con nosotras a través de info@icong.org o llámanos al 915 349 740
Verás que hemos recopilado los avisos y alertas que han ido apareciendo a medida que rellenabas el cuestionario. Deberías solucionar primero las alertas, ya que tienen mucho más impacto en el día a día de tu entidad.
De un vistazo
Cumplimiento global: inicial
- Inicial Misión, visión y valores 3 alertas
- Intermedio Compromiso con la calidad
- Avanzado Partes interesadas
- Inicial Documentación 1 alerta y 2 avisos
- Intermedio Gestión por procesos
- Avanzado Seguimiento, evaluación y mejora
- Inicial Procesos de apoyo
- Al final del informe te contamos cuáles son los siguientes pasos
Misión, visión y valores
Nivel de cumplimiento: inicial
3 alertas y un aviso
La organización adquiere un compromiso público ante la sociedad estableciendo una Misión, una Visión y definiendo unos valores, y es a partir de los cuales cuando va a desarrollar todo un sistema de gestión que permita cumplir este compromiso. La clave es establecer un sistema de gestión que sea coherente de manera transversal con la Misión, Visión y Valores, y que aporte a su cumplimento.
Alertas
-
Tu entidad no tiene definida su misión:
La misión es un elemento necesario para poder avanzar en el resto de elementos relacionados con la calidad. -
La misión de tu entidad no identifica claramente al destinatario:
Es necesario que la misión especifique a qué personas se dirige la labor de la organización. Esto no significa mencionar todas las partes interesadas con las que la organización tiene algún tipo de compromiso, sino señalar a aquéllas que son su razón de ser.
Avisos
-
La visión de tu entidad no está definida:
La visión ofrece a las personas que componen la organización una llamada a la acción y una dirección clara y concisa que puede ser importante en determinados momentos de toma de decisiones. -
Los principios de tu entidad no están claramente formulados:
La Norma ONG Calidad se diferencia de otros estándares por constar tanto de requisitos como de principios. El hecho de que los principios de la organización no se encuentren plasmados por escrito no significa que no se pongan en práctica en en el día a día. Sin embargo, contar con una formulación por escrito ayuda a asegurar que se ponen en práctica y facilita la toma de decisiones.
Compromiso con la calidad
Nivel de cumplimiento: intermedio
1 aviso
Los líderes de las ONG son personas que tienen la responsabilidad de velar por el cumplimiento de la Misión y de visionar el futuro de la organización a largo plazo, planificando los retos sin desvirtuar la naturaleza de dicha Misión, asignar los recursos necesarios (tanto materiales, como de tiempo y de personas) y velar porque el trabajo y el esfuerzo de cada día se rijan por los valores y principios sobre los que se apoya la organización.
Para ello, los líderes deben garantizar su compromiso con la calidad mediante estrategias que alineen y coordinen el sistema de gestión y la Misión, Visión y Valores para que haya coherencia entre lo ideológico y lo operativo.
Alertas
-
No hay recursos adecuados para implantar y mantener un sistema de calidad:
Comprometer recursos con el mantenimiento del sistema de calidad es necesario para garantizar que su sostenibilidad a lo largo del tiempo.
Avisos
-
La dirección de la entidad no asume compromisos públicos mediante el establecimiento de políticas y objetivos:
Contar con un liderazgo efectivo que se traduzca en políticas, procedimientos y objetivos concretos permite garantizar en todo momento la calidad de los servicios o productos que se ofrecen. -
la dirección no es la responsable de aceptar compromisos con la administración pública, clientes finales, financiadores o frente a la sociedad.
El respaldo de la dirección es esencial para asegurar que se cumplen todos los compromisos adoptados y garantizar así la credibilidad de la organización ante todas sus partes interesadas. -
La dirección de la entidad no asume compromisos públicos mediante el establecimiento de políticas y objetivos:
Contar con un liderazgo efectivo que se traduzca en políticas, procedimientos y objetivos concretos permite garantizar en todo momento la calidad de los servicios o productos que se ofrecen. -
La dirección no ha nombrado a una persona del equipo directivo para gestionar la calidad.
La designación de una persona al frente del sistema de calidad es esencial para coordinar al equipo, cumplir los plazos establecidos y asegurar que la gestión de la calidad no se vea relegada frente al resto de obligaciones cotidianas. -
La dirección no supervisa anualmente el sistema de calidad.
Revisar el sistema de calidad permite asegurar que se cumplen los objetivos fijados y se respetan las formas de trabajar previamente establecidas. Además, las revisiones periódicas son necesarias para asegurar que la gestión de la calidad redunda en una mejora de los servicios o productos ofrecidos por la organización.
Partes interesadas
Nivel de cumplimiento: avanzado
1 alerta y 3 avisos
Tanto el sistema de gestión de la organización como las personas que lo forman, están ahí exclusivamente para trabajar con y para los beneficiarios, así como que sin ellos y sin su participación, la organización no será eficaz en el cumplimiento de sus objetivos ni de su Misión. Por tanto, para que la organización cumpla de forma efectiva con los requisitos de calidad, el sistema debe girar en torno a los beneficiarios, sus necesidades y su proyecto de vida. Y para eso es fundamental conocerles, analizar de manera sistemática sus necesidades y expectativas, hacerles partícipes y tomar decisiones de manera no paternalista, colocándoles en el centro de la estrategia de la organización.
Alertas
-
No se toma en cuenta las necesidades de los clientes finales a la hora de definir los servicios, proyectos o productos.
Traducir las necesidades y expectativas de las personas usuarias en requisitos concretos que afectan a cada servicio, proyecto o producto debe ser la primera prioridad de todo sistema de gestión de la calidad.
Avisos
-
Tu entidad no tiene un mapa de partes interesadas:
Tener identificadas a las partes interesadas de manera sistemática es necesario para facilitar su participación en la entidad y recoger adecuadamente sus necesidades y expectativas. -
No se recoge periódicamente las necesidades y expectativas de las partes:
Basar el conocimiento de las partes interesadas en interacciones informales conlleva el riesgo de anclarse en concepciones previas, introducir sesgos y pasar por alto información relevante. -
No se recoge las necesidades y expectativas de las partes
No existe un método que de forma general sea preferible para recoger las necesidades y expectativas de las distintas partes interesadas. Sin embargo, es necesario que cada organización defina el procedimiento que le permita recoger información más fiable adaptándose a la realidad de cada parte interesada. -
El procedimiento de recogida no está documentado
Para fundamentar la toma de decisiones en información fiable, es importante recoger las necesidades y expectativas mediante un método riguroso que asegure que las percepciones son representativas de cada grupo de interés. -
No se registran las necesidades y expectativas de las partes un
Las necesidades y expectativas de las distintas partes interesadas deben registrarse, priorizarse y actualizarse periódicamente a fin de que puedan ser utilizadas para definir los requisitos de calidad de los distintos procesos que tienen lugar en la organización. Priorizar las distintas necesidades y expectativas facilita la toma de decisiones en caso de que se produzcan conflictos. -
Tu entidad no tiene documentado el procedimiento de participación del personal remunerado y voluntario
Es necesario documentar la participación del personal voluntario y remunerado en todos los niveles de gestión. La participación de las personas usuarias debe ser tenida en cuenta en todo lo que les afecte, especialmente en lo que tenga que ver con requerimientos de los proyectos, servicios o productos que se les ofrezca.
Documentación
Nivel de cumplimiento: avanzado
1 alerta y 3 avisos
Es el soporte sobre el que se asienta el sistema de gestión de la calidad. Para facilitar la transparencia, la rendición de cuentas, la comunicación, la mejora continua y la toma de decisiones basada en la evidencia, es necesario que la entidad se organice en sus formas de trabajo de una manera eficaz y eficiente. Para que las partes interesadas puedan acceder de manera eficaz a la información que posee la entidad, ésta debe estar preparada para responder a sus necesidades informativas y para eso es necesario disponer de un sistema de gestión de la documentación.
Alertas
-
La entidad no cuenta con mecanismos para conocer y actualizar los requisitos legales vigentes que aplican.
Conocer la regulación es necesario para asegurar que se respetan los derechos tanto de las personas usuarias como del resto de partes interesadas. Además, estar al tanto de la normativa vigente ayuda a velar por el comportamiento ético de la organización y evita los daños económicos, reputacionales o de otro tipo que pueden derivarse de un conflicto legal.
Avisos
-
No está documentado el mecanismo para clasificar, revisar y actualizar documentos.
Contar con un mecanismo para clasificar, revisar y actualizar la documentación permite mantener un control adecuado a la vez que facilita y ordena el acceso a los distintos documentos. -
No se tienen registros de necesidades de las partes interesadas, revisiones del sistema de calidad, compromisos adquiridos por la organización, participación de las personas usuarias, acciones formativas dirigidas al personal, pedidos a proveedores, memoria anual, medición de satisfacción de los clientes, auditorias internas, quejas y reclamaciones o acciones de mejora implantadas.
Se deben conservar legibles y accesibles por un periodo de tiempo definido los registros que demuestren que la actividad de la entidad cumple con sus propios objetivos, lineamientos y políticas, así como con la Norma ONG Calidad y la regulación vigente.
Gestión por procesos
Nivel de cumplimiento: avanzado
1 alerta y 3 avisos
El enfoque a procesos ayuda a organizarse de forma transversal y dinámica en la organización, facilita la asunción de responsabilidades, clarifica las funciones del equipo, permite realizar análisis objetivos y direccionar a la entidad con una mayor orientación al cliente, promoviendo una respuesta más integral a éste.
Alertas
-
No están documentados ninguno de los siguientes procesos clave:
Traducir las necesidades y expectativas de las personas usuarias en requisitos concretos que afectan a cada servicio, proyecto o producto debe ser la primera prioridad de todo sistema de gestión de la calidad.
Avisos
-
Tu entidad no tiene definida su actividad por procesos
El enfoque por procesos es un principio básico en la gestión de la calidad que afecta directamente a varios requisitos de la Norma ONG Calidad. -
No se cuenta con un mapa de procesos:
El mapa de procesos constituye la primera referencia a la hora de analizar el funcionamiento de la entidad, analizar las áreas de mejora e identificar las necesidades de documentación. -
El mapa de procesos no distingue los procesos clave de los procesos de apoyo
Es necesario que la organización tenga identificados y analice en profundidad sus procesos clave, ya que son aquellos mediante los que se ofrecen productos o servicios a los clientes finales.
Seguimiento, evaluación y mejora
Nivel de cumplimiento: avanzado
1 alerta y 3 avisos
Para que una entidad mejore, ha de disponer de un sistema de evaluación capaz de dar cuenta del estado y dirección de su actuación como entidad. Lejos de caer en el error de medir cada actividad o tarea que se realiza, la organización tiene que tratar de identificar los factores críticos de éxito de los procesos, que son clave por su impacto en los resultados o porque su incumplimiento puede suponer un riesgo para la entidad.
Para poder realizar el control interno del sistema de gestión global de la entidad, contar con un programa de auditorias, planificadas, sistematizadas y completas es fundamental. Las auditorias internas son herramientas muy útiles para garantizar el seguimiento y evaluación de todo el sistema, donde además, pueden servir de aliciente y estímulo para enfrentarse a otro tipo de auditorias, las externas, donde ya participan personas ajenas a la entidad.
Por otra parte, es necesario contar con un sistema de detección de los incumplimientos de los requisitos de calidad. El tratamiento de no conformidades, acciones correctivas y preventivas provee de un mecanismo sencillo y efectivo para identificar, analizar las causas, tratar los errores y transformarlos en oportunidades de mejora.
Alertas
-
Los procesos clave no tienen definidos objetivos en función de indicadores que den cuenta de su rendimiento.
La definición de indicadores de evaluación es un requisito indispensable del sistema de calidad. -
La entidad no cuenta con un procedimiento documentado para evaluar periódicamente los distintos servicios o productos que ofrece
Evaluar periódicamente los productos y servicios ofrecidos con indicadores fiables es necesario para asegurar que todas las actividades de la organización están orientadas a cumplir su misión y a satisfacer las necesidades y expectativas de sus partes interesadas de la manera más efectiva.
Avisos
-
No existen indicadores basados en la percepción de los destinatarios del servicio así como de otras partes interesadas:
Contar con indicadores que den cuenta de la percepción de las partes interesadas es esencial para asegurar que se satisfacen sus necesidades y expectativas. -
Tu procedimiento de evaluación no tiene en cuenta satisfacción, evolución y tendencias en los indicadores, cumplimiento de objetivos por proceso, conformidades en las auditorías, quejas y sugerencias u otros elementos.
Es importante basar la evaluación en indicadores fiables que ayuden a captar los cambios de desempeño que se hayan producido y a asegurar que se alcanzan los objetivos fijados. -
La entidad no realiza auditorías internas de forma periódica
No realizar auditorías internas de forma periódica no sólo impide adoptar un enfoque de mejora continua, sino que dificulta identificar riesgos operacionales o de cumplimiento normativo que pueden repercutir negativamente en la organización. -
No hay un plan de auditorias internas documentado
Documentar el plan de auditorías internas es necesario para asegurar que se lleva a cabo según lo previsto, evaluar su idoneidad y asegurar que resulta eficaz a la hora de evaluar la actividad de la organización, detectar no conformidades y asegurar que se cumplen todos los requisitos legales aplicables. -
No existe un registro de no conformidades
Mantener un registro de no conformidades es necesario para definir acciones de mejora. -
No existen canales de recogida de quejas y sugerencias.
Con frecuencia, la ausencia de quejas o sugerencias se debe a problemas en los canales disponibles. Contar con procedimientos debidamente definidos y documentados ayuda a asegurar que se ponen todos los medios para escuchar a todas distintas partes interesadas teniendo en cuenta sus circusntancias. -
No existen canales de recogida de quejas y sugerencias.
A fin de asegurar que todo el trabajo que lleva a cabo la organización está orientado al cumplimiento de su misión, es necesario tomar las quejas y sugerencias de las distintas partes interesadas como una fuente de información clave a la hora de diseñar mejoras. -
Tu entidad no tiene definido un procedimiento para establecer medidas preventivas o correctoras cuando se detectan áreas de mejora.
Definir acciones preventivas o correctoras debe ser parte de la actividad cotidiana de cualquier organización que quiera trabajar con un enfoque de mejora continua. -
No hay un registro de las acciones correctoras o preventivas puestas en marcha.
Registrar las distintas acciones correctoras o preventivas es necesario para asegurar que se llevan acabo según lo previsto y permite extraer lecciones lecciones aprendidas de una forma ordenada una vez que las distintas acciones han sido evaluadas. -
No se mide la eficacia de las acciones correctoras o preventivas.
Toda acción correctora o preventiva debe ser evaluada mediante indicadores objetivos que permitan conocer en qué medida se ha subsanado el problema detectado inicialmente. -
No existen grupos de trabajo para la mejora continua.
Contar con grupos de mejora con funciones concretas contribuye a integrar las acciones de mejora en la actividad habitual de la organización.
Procesos de apoyo
Nivel de cumplimiento: avanzado
1 alerta y 3 avisos
La gestión de las personas, los proveedores, las compras, materiales e infraestructuras, la gestión económica, la comunicación interna y externa….son elementos que estructuran y vertebran la organización, cuya gestión ha de ser sistematizada para su planificación, evaluación y mejora. Todos estos procesos de apoyo a la intervención de la entidad son los que aseguran el cumplimiento de los requisitos de nuestros clientes y partes interesadas. Por lo tanto, es fundamental incluirlas dentro del proceso de calidad dado que impactan en los clientes y se han de tomar decisiones respecto a cómo controlar o dirigir dicho impacto.
Alertas
-
No están definidos los perfiles de puestos de trabajo
Definir los requisitos de cada perfil permite basar el proceso de selección en criterios objetivos y ofrece garantías a las personas usuarias. Es posible que algunos requisitos respondan a exigencias de la legislación aplicable. -
La entidad no dispone de un sistema de gestión y control presupuestario.
El análisis economico-financiero permite evaluar y mejorar el uso dado a los recursos disponibles. Se trata además de una información que resulta de interés para socios y financiadores. Llevar a cabo una previsión de gastos e ingresos es esencial para garantizar la sostenibilidad de la entidad.
Avisos
-
Los derechos y deberes del personal voluntario no están documentados:
Documentar los derechos y deberes del personal voluntario es necesario para promover los principios de valor del voluntariado y participación. -
No está definido el perfil que se requiere de cada uno de los voluntarios en función de las tareas que lleva a cabo.
Definir los requisitos de los puestos cubiertos por personas voluntarias es necesario para profesionalizar la entidad y asegurar una calidad consistente en los servicios o productos que se ofrecen. -
Los planes de carrera no están documentados.
Documentar el plan de carrera es necesario para seguir los principio de mejora continua y profesionalidad. -
Las necesidades de formación del personal no están documentadas en un plan de formación
Recoger las necesidades de formación no sólo contribuye a mejorar los ervicios o productos que se ofrecen; también es necesario para facilitar el desarrollo laboral y personal del personal tanto remunerado como voluntario. -
No existen un procedimiento donde se describa la selección e incorporación del personal.
Tener documentado el proceso de selcción es necesario para asegurar que la toma de decisiones es imparcial y tiene en cuenta las necesidades y expectativas de las partes interesadas, el cumplimiento de la misión y el principio de profesionalidad. -
No existen procesos definidos para la selección de proveedores.
Definir los requisitos para la selección de proveedores permite de llevar a cabo una gestión transparente que dé cuenta de qué controles se llevan a cabo y qué criterios se tienen en cuenta. -
La compra de materiales y la subcontratación de servicios no llevan asociadas estándares de calidad.
Los materiales comprados y los servicios subcontratados son decisivos para asegurar la calidad de los productos y servicios que ofrece la organización. -
No hay un documento de planificación de la comunicación interna.
Definir canales o espacios de comunicación formal facilita que los miembros del equipo expresen sus dificultades y necesidades y se sientan escuchados. Además, planificar la comunicación interna promueve la transparencia y la toma de decisiones participativa. -
No hay un plan de comunicación externa.
Planificar la comunicación externa permite que la organización construya una imagen coherente con sus valores y sus objetivos. Al planificar la comunicación externa, la organización se reconoce como parte de un entorno y decide cómo quiere relacionarse con cada una de sus partes interesadas. -
Tu entidad no publica una memoria anual.
La publicación de memorias de actividad es el principal elemento de transparencia hacia el exterior.
Próximos pasos
¿Por dónde continuar? Independientemente de que decidas o no implantar un sistema de calidad, deberías empezar por resolver las alertas que ha revelado el cuestionario, puesto que son asuntos que impactan de forma muy signficativa en la calidad de tu servicio y que serán las bases para cambios posteriores.
Esperamos que este diagnóstico te sirva como un punto de partida para trabajar y también recuerda que no tenéis que hacerlo solos: ICONG cuenta con una cartera de servicios en el que seguro que encuentras algo que se ajuste a tus necesidades y expectativas.
- Formación Necesito formarme en calidad.
- Acompañamiento Necesito que me acompañéis a la hora de implantar el sistema de calidad.
- Necesito hablar con una persona que me pueda informar Escríbenos o llámanos al 91 534 97 40.
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