Para comenzar con el proceso de certificación el Instituto recibe la consulta de las organizaciones que estén interesadas en dicho proceso. Se realiza, si es necesario, reuniones con las entidades para informar sobre dicho proceso. Además, imparte formación referida con esta actividad y otros cursos que complementan y relacionan todo el proceso de implantación, seguimiento, auditorias y certificación.
A continuación se indica brevemente las fases de una certificación. Este proceso se desarrolla en cinco fases:
- Solicitud de certificación y estudio de la documentación. La organización que decide obtener el reconocimiento externo deberá enviar un Impreso de solicitud de certificación e informar al Instituto sobre su sistema de gestión y sobre el alcance dicho sistema. Además presentará datos referidos a su organización como el número de trabajadores, número de sedes, actividades que realiza, tipo de proyectos que desarrolla, etc. Con esta información y la documentación aportada, la Secretaria Técnica analiza la solicitud y le comunica la aceptación de su solicitud y comienza el proceso de certificación.
- Visita previa. Una vez que la Secretaría Técnica tiene la conformidad del cliente al Plan de visita informa al auditor y éste realiza una visita a las instalaciones de la organización que solicitó la certificación. En esta visita se auditan la documentación del sistema de gestión, se evalúa la ubicación y las condiciones de las instalaciones, se intercambia información con el personal, se intercambia información sobre el grado de comprensión de los requisitos de la Norma, se recopila información sobre el alcance de la certificación y se prepara el plan de auditoría.
- Auditoria de certificación. El objetivo de esta fase es realizar la auditoría y certificar que el sistema implantado por la organización solicitante satisface los requisitos recogidos en la Norma. Para realizar esta auditoría, primero se planifica, se ejecuta, se elabora un Informe de auditoría y finalmente se cierra dicha auditoría.
- Revisión del Certificado. Esta fase no se realiza durante la primera vez que una organización solicita la certificación. Esta fase es la que se conoce por “Auditoria de seguimiento” que se realiza un año después de haber obtenido el certificado.
- Auditoria de Renovación del Certificado. Esta fase, al igual que la fase 4, no se realiza durante la primea vez que se solicita, se realiza transcurrido tres años tras la obtención del certificado.