1. Nombre del Comité Técnico
Comité Técnico de Revisión de la Norma ONG Calidad – ICONG/CT/01
2. Objetivos y competencias
Revisión de la Versión 4ª de la Norma ONG Calidad (noviembre 2011) para la elaboración de un documento definitivo de Norma en Versión 5ª, para su consideración y aprobación por el CDTI, según los procedimientos de ICONG.
3. Justificación sobre la necesidad de la revisión
Tal y como está presente en la Norma (Punto 1.4 Estructura y revisión de la Norma), ésta estará sometida a revisiones periódicas en función de los ajustes necesarios para su correcta implantación en las ONG y en función de nuevos desarrollos para adaptarse y anticiparse a los cambios.
En este momento, se requiere una revisión que, manteniendo el espíritu de la Norma, haga el texto más concreto, que facilite la evaluación de la conformidad, más fácilmente auditable, más comprensible y mejor estructurado. Con ello se busca evitar redacciones que provocan indefinición a las entidades y dificultan tanto su interpretación para su correcta implantación, como los trabajos de auditoría.
La aplicación de la Norma ONG Calidad se pretende mantener en el mismo ámbito de actuación presente en el punto 1.3 de la actual versión.
4. Alcance de actuación
Revisión del Texto de la Norma ONG Calidad aprobado por la Junta Directiva del ICONG el 29 de noviembre de 2011.
5. Proceso de revisión de la Norma
En el proceso de revisión de la Norma se tendrá como referencia lo recogido en las siguientes Guías y documentos:
- Reglamento General de Desarrollo Técnico e Innovación ICONG– DOC.2
- Otra Normativa y guías relacionadas sobre Normalización.
A continuación se presentan las fases en las que se estructura este proceso de revisión así como las fechas y plazos de referencia:
- Identificación de la necesidad de mejorar el texto para facilitar tanto su comprensión para la implantación, como su exactitud para realizar auditorías. (Septiembre – Diciembre 2012)
- Diseño del proceso, donde se incluya la identificación de los miembros del Comité, a partir del mapeo de las partes interesadas clave y basándose en los criterios de capacidad técnica, operatividad, representatividad como parte interesada, proporcionalidad en representación de las distintas partes interesadas, experiencia en el objeto o campo del desarrollo o innovación técnica (Diciembre 2012 – Enero 2013).
- Elaboración de un resumen del proceso que se hará público, vía página web, una vez haya sido aprobado por el CDTI (Febrero 2013)
- Puesta en marcha del Comité Técnico Revisión de la Norma ONG Calidad – ICONG/CT/01, trabajando sobre la revisión del documento, hasta llegar a un acuerdo de propuesta (Antes del 1 de mayo 2013)
- Una vez finalizado y acordado, el documento elaborado por el Comité será enviado al CDTI para su revisión, consideración y la toma de acuerdo al respecto. (En la siguiente convocatoria del CDTI, durante el mes de mayo 2013)
- El CDTI o bien aprueba el texto, o bien puede proponer modificaciones y devolverlo al Comité Técnico para que las considere y modifique su propuesta de forma coherente con las mismas, solicitándole una nueva versión, en un plazo de 30 días. (En función de la profundidad de las modificaciones solicitadas, el Comité Técnico podrá solicitar una ampliación de este
- Una vez que el CDTI apruebe la propuesta de modificación de la Norma, ésta será puesta a información pública durante 60 días naturales para recoger las aportaciones de las partes interesadas, analizarlas y considerar posibles modificaciones.
Para ello, el ICONG publicará, vía web, la propuesta de nueva versión del documento, y difundirá adecuadamente entre sus partes interesadas, las condiciones y canales de esta participación. Así, ICONG enviará por medio de correos electrónicos, aviso a clientes y personas relacionadas, de la publicación de la propuesta de Norma en su página web.
Después de recibir las aportaciones y comentarios de las partes interesadas, el CT realizará un resumen de la información relacionada con cada criterio, señalando cómo fueron tratados en la revisión del estándar. El CT pondrá a disposición general este resumen y se remitirá a todas las partes que enviaron comentarios (publicándolo en la página web y enviando aviso por medio de correos electrónicos a todas las personas que enviaron sus propuestas y de las que se tenga el contacto). - Una vez terminada la fase de información pública, habiéndose considerado los comentarios de las distintas partes interesadas, el Comité Técnico remitirá al CDTI la nueva versión del documento, para su consideración, pudiendo proponer alguna modificación o bien aprobar la versión definitiva. (En la inmediata siguiente convocatoria del CDTI).
- Una vez aprobada la nueva versión del documento, el CDTI también desarrollará una Nota Técnica que explique el proceso de entrada en vigor de la nueva versión y el proceso de transición en los procesos de auditorías y certificación, ya sean iniciales, de renovación como de seguimiento. De todo ello se informará a la Dirección del Instituto, que lo remitirá a la Junta Directiva del ICONG para su aprobación, y se comunicará públicamente la nueva versión de la Norma ONG Calidad en vigor.
- La divulgación de la Norma se realizará sin demora, siempre una vez aprobada por las preceptivas instancias del Instituto.
- ICONG, una vez publicada la Norma, establecerá y mantendrá un proceso abierto y público, para recibir comentarios y solicitudes de aclaración, atendiendo las consultas relacionadas con la nueva versión de la Norma, por un período de un año desde su publicación.
6. Composición: partes interesadas miembros del Comité
Serán miembros del Comité la representación de las siguientes partes interesadas:
- Clientes: personas de entidades que pertenecen y trabajan en el campo del Tercer Sector, que comprenden su cultura y dominan el lenguaje común y que poseen conocimientos técnicos de alto nivel en gestión, desarrollo y calidad. Se propone Fundación Esplai.
- Auditores ICONG: personas que estén cualificadas como auditor y que hayan auditado alguna vez la Norma. Se propone Jaime Caballero.
- Académicos e investigadores: personas que han realizado investigaciones, documentos técnicos, modelos o herramientas que puedan aportar contenido o criterios técnicos en los trabajos y actividades del Comité Técnico. Se propone Isabel Ortiz.
- Expertos: personas que, por su perfil técnico y por razones de operatividad, haga que su aportación en el Comité sea altamente significativa para alcanzar el cumplimiento de objetivos. Se proponen Carlos Cordero y Juanjo Cordero.
- ICONG: como garante del proceso y canalizador del resultado. Se propone a Ana Santa.
Para aquellos grupos de interés que no están directamente representados (usuarios finales, Administración y financiadores), se buscará que puedan hacer sus aportaciones en el periodo de consulta pública, tal como podrá hacer cualquier otra persona o entidad interesada en el proceso. (Pendiente definir cómo: vía encuesta, entrevista….)
En la composición del Comité se tendrán en cuenta los criterios de: capacidad técnica, operatividad, representatividad como parte interesada, proporcionalidad en representación de las distintas partes interesadas, experiencia en el objeto o campo del desarrollo o innovación técnica, con el fin de que su aportación sea significativa para alcanzar los objetivos definidos a este órgano.
7. Funcionamiento del Comité
El funcionamiento formal del comité se ajustará a lo establecido en la documentación del sistema de gestión de la calidad de ICONG. Las Normas de Funcionamiento vienen descritas en detalle en el documento Reglamento General de Desarrollo Técnico e Innovación (DOC.02). A continuación se incluyen los aspectos fundamentales de la forma de trabajo del Comité:
Los cargos de Coordinador y Secretaría del Comité deben ser aprobados formalmente en votación en la primera reunión del Comité.
- Se planificarán una serie de reuniones (plan de trabajo incluido más abajo), para que los miembros del grupo de trabajo hagan aportaciones, dialoguen y lleguen a acuerdos vía consenso, sobre el documento, de manera presencial. Se plantean 5 reuniones presenciales hasta final de Abril 2013, tratando de racionalizar la dedicación de los miembros del grupo de trabajo.
- También se combinará con el trabajo on-line, tanto con el envío de aportaciones por e-mail, como por reuniones telefónicas cuando se estime adecuado.
- En la reunión inicial del grupo se definirán los aspectos a mejorar de la Norma: estructura de contenidos, lenguaje, definición de requisitos, etc.
- La Secretaría elaborará los documentos intermedios sobre los que se discuta en las reuniones y en los que se vayan incluyendo las aportaciones de los miembros del grupo, quedando registro de todo el proceso.
- 15 días antes de cada reunión, la Secretaría hará llegar a los miembros del grupo, estos documentos intermedios, de manera que las reuniones sean lo más ágiles y productivas posibles.
- Desde Secretaría se coordinará la convocatoria de reuniones y la distribución de documentos.
- A final de abril 2013, el Comité Técnico remitirá al ICONG una versión del documento para que sea puesto a consideración y aprobación de la CDTI, al Gerente de ICONG y posteriormente de la Junta Directiva, en consonancia con el propio Reglamento del CDTI.
8. INFORMACIÓN DE CONTACTO
Además de los momentos de apertura a público del proceso de revisión programado, se puede contactar vía email y postal con ICONG para solventar dudas o aclaraciones sobre dicho proceso a la Secretaría Técnica:
- info@icong.org
- ICONG. Avda. de la Reina Victoria, 17, 2ºA (28003 – Madrid)
Madrid, 14 de febrero 2013