A continuación se presenta el plan de trabajo que fué aprobado por el comité de desarrollo técnico e innovación de ICONG, en su reunión del 2 de julio de 2013.
1. Nombre del Comité Técnico
Comité Técnico de elaboración de un Código de Buenas Prácticas de recomendaciones particulares para la aplicación de un SGC basado en la Norma ONG en el ámbito de la discapacidad – ICONG/CT/02
2. Objetivos y competencias
Elaboración de un documento técnico de identificación de recomendaciones particulares para la aplicación de un SGC basado en la Norma ONG en el ámbito de la discapacidad. Es un documento de recomendaciones para implantar la Norma ONGC en dicho ámbito.
3. Justificación sobre la necesidad de elaboración documento técnico
Dentro del área de certificación y para ayudar a la implantación de SGC basado en el Norma ONGC se aprobó en Junta Directiva de 06.03.2013 como línea de trabajo a desarrollar en 2013, la elaboración productos técnicos que facilitara a las organizaciones su futura certificación.
El primer ámbito seleccionado para comenzar la elaboración de dichos documentos es el ámbito de la discapacidad.
Según UNE-EN 45020, febrero 2007, de Normalización y actividades relacionadas, en su Vocabulario general, el documento normativo a elaborar será el indicado como 3.5 Código de Buena Práctica: “Documento que recomienda prácticas o procedimientos para el diseño, fabricación (….) o utilización de (…) productos. NOTA: Un código de buena práctica puede ser una norma, parte de una norma o ser independiente de una norma.”
Así, lo incluido dentro de este Código de Buenas Prácticas, tendrá un carácter de orientación, dentro de la voluntariedad de su cumplimiento, no incluyendo, por tanto, requisitos, sino orientaciones, recomendaciones, para la mejora en la aplicación de la Norma ONGC en entidades que trabajan para colectivos de discapacidad en general.
4. Alcance de actuación
Elaboración de un documento sobre la identificación de recomendaciones para el sistema de gestión basado en la Norma ONGC en organizaciones del ámbito de la discapacidad.
Se trata de elaborar un documento con recomendaciones, prácticas, procedimientos, etc., para adaptar los requisitos propios de la Norma ONGC a los sistemas de gestión propios de las entidades del ámbito de la discapacidad. Con este código de BP, se quiere facilitar la traslación e identificación de los requisitos de la Norma atendiendo a la especificidad de la gestión en estas organizaciones del Tercer Sector.
El Comité Técnico elaborará y participará siempre a lo largo de todo el proceso de trabajo marcado en este Plan, hasta la aprobación del documento técnico por parte del CDT+I.
5. Proceso de elaboración
A continuación se presentan las fases en las que se estructura este proceso de elaboración así como las fechas y plazos de referencia:
- Identificación de la necesidad, que es la de “facilitar a las organizaciones del ámbito de la discapacidad, un documento de recomendaciones para facilitar su certificación bajo la Norma ONGC en su ámbito de actuación”. (Mayo 2013)
- Diseño del proceso, a partir de un Borrador Resumen, donde se incluya la identificación de los miembros del Comité, a partir del mapeo de las partes interesadas clave (basándose en los criterios de capacidad técnica, operatividad, representatividad como parte interesada, proporcionalidad en representación de las distintas partes interesadas, experiencia en el objeto o campo del desarrollo o innovación técnica) (Junio 2013).
- Aprobación del resumen del proceso por parte del CDTI y publicación, vía página web, una vez haya sido aprobado por el CDT+I (aprobado en la reunión del día 02 de Julio de 2013).
- Puesta en marcha del Comité Técnico ICONG/CT/02, trabajando sobre la elaboración del documento, hasta llegar a un acuerdo borrador de propuesta (Antes de la finalización de diciembre 2013)
- Una vez consensuado, el documento borrador elaborado por el CT será enviado al CDT+I para su revisión, consideración y aprobación al respecto. (Previa convocatoria del CDT+I, Noviembre 2013).
- El CDTI o bien aprueba el texto, o bien puede proponer modificaciones y devolverlo al Comité Técnico para que las considere y modifique su propuesta de forma coherente con las mismas, solicitándole una nueva versión, en un plazo de 30 días. En función de la profundidad de las modificaciones solicitadas, el Comité Técnico podrá solicitar una ampliación de este plazo.
- Una vez que el CDT+I apruebe la propuesta del documento de Buenas Prácticas de identificación de requisitos particulares para la certificación de un SGC basado en la Norma ONG en el ámbito de la discapacidad, éste será aprobado.El Instituto lo publicará a través de los medios de los que disponga. Así, ICONG enviará por medio de correos electrónicos, aviso a clientes y personas relacionadas, de la publicación del dicho documento y su disponibilidad en la página web.
- La divulgación del documento resultante se podría realizar a través de la página web del Instituto, pudiendo aparecer en el apartado de Documentos Técnicos de la sección de Publicaciones.
6. Composición: partes interesadas miembros del Comité
Serán miembros del Comité la representación de las siguientes partes interesadas:
- Clientes: personas de entidades en el ámbito de la Discapacidad, que pertenecen y trabajan en el campo del Tercer Sector, que comprenden su cultura y dominan el lenguaje común y que poseen conocimientos técnicos de alto nivel en gestión, desarrollo y calidad. Estas entidades estarán familiarizadas con los SGC certificados.
- Usuarios: como interesados últimos en la mejora de la calidad de los servicios prestados por las organizaciones del tercer sector en el ámbito de la discapacidad.
- Financiadores: como parte interesada en la mejora en la gestión de sistemas de trabajo específicos de ámbito de la Discapacidad, para maximizar la eficacia, eficiencia y transparencia de los programas que financian, tanto privados como públicos.
- Académicos e investigadores: personas que han realizado investigaciones, documentos técnicos, modelos o herramientas que puedan aportar contenido o criterios técnicos en los trabajos y actividades del Comité Técnico.
- Expertos: personas que, por su perfil técnico y por razones de operatividad, haga que su aportación en el Comité sea altamente significativa para alcanzar el cumplimiento de objetivos.
- ICONG: como garante del proceso y canalizador del resultado.
Para aquellos grupos de interés que no están directamente representados (Administración y profesionales de la Acción Social), se buscará que puedan hacer sus aportaciones durante todo el periodo, tal como podrá hacer cualquier otra persona o entidad interesada en el proceso. (Pendiente definir cómo: vía encuesta, entrevista….)
En la composición del Comité se tendrán en cuenta los criterios de: capacidad técnica, operatividad, representatividad como parte interesada, proporcionalidad en representación de las distintas partes interesadas, experiencia en el objeto o campo del desarrollo o innovación técnica, con el fin de que su aportación sea significativa para alcanzar los objetivos definidos a este órgano.
7. Funcionamiento del Comité
El funcionamiento formal del Comité, se ajustará a lo establecido en la documentación del sistema de gestión de la calidad de ICONG. Las Normas de Funcionamiento vienen descritas en detalle en el documento Reglamento General de Desarrollo Técnico e Innovación (DOC.02). A continuación se incluyen los aspectos fundamentales de la forma de trabajo del Comité:
- Los cargos de Coordinador y Secretaría del Comité deben ser aprobados formalmente en votación en la primera reunión del Comité.
- Se planificarán una serie de reuniones, para que los miembros del grupo de trabajo hagan aportaciones, dialoguen y lleguen a acuerdos vía consenso, sobre el documento, de manera presencial.
- Se plantea un mínimo de 3 reuniones presenciales hasta finales noviembre de 2013, tratando de racionalizar la dedicación de los miembros del grupo de trabajo.
- También se combinará con el trabajo on-line, tanto con el envío de aportaciones por e-mail, como por reuniones telefónicas cuando se estime adecuado.
- En la reunión inicial del grupo se definirán los aspectos para la elaboración de dicho documento: estructura de contenidos, lenguaje, definición de requisitos particulares, identificación de requisitos, etc.
- La Secretaría elaborará los documentos intermedios sobre los que se discuta en las reuniones y en los que se vayan incluyendo las aportaciones de los miembros del grupo, quedando registro de todo el proceso.
- 15 días antes de cada reunión, la Secretaría hará llegar a los miembros del grupo, estos documentos intermedios, de manera que las reuniones sean lo más ágiles y productivas posibles.
- Desde Secretaría se coordinará la convocatoria de reuniones y la distribución de documentos.
- A final de noviembre 2013, el Comité Técnico remitirá a ICONG una versión del documento para que sea puesto a consideración y aprobación de la CDT+I, al Gerente de ICONG y posteriormente de la Junta Directiva, en consonancia con el propio Reglamento del CDTI.
8. Información de contacto
Se puede contactar vía email y postal con ICONG para solventar dudas o aclaraciones sobre dicho proceso a la Secretaría Técnica del CT:
- info@icong.org
- ICONG. Avda. de la Reina Victoria, 17, 2ºA (28003 – Madrid)