Hablamos con la Asociación Bienestar y Desarrollo: “Al final se trata de mejorar nuestras organizaciones y la atención que estamos dando a las personas.”
En lo que va de 2020, ICONG ha desarrollado varios programas, como “IN PROGRESS: Transformación digital en pequeñas y medianas ONG”, subvencionado por el MSCBS. Este programa acompaña a las entidades en el proceso de entender qué es la transformación digital y ayuda en el diseño de una estrategia digital para mejorar su gestión.
Una de las entidades participantes en este año 2020 fue Asociación Bienestar y Desarrollo, que trabajó en el proyecto “Transformación Digital” con el objetivo de facilitar un acercamiento a la gestión de calidad de manera dinámica, sencilla y motivadora.
La Asociación Bienestar y Desarrollo participó con su proyecto “Energy Control” en el que trabajan fundamentalmente en el ámbito de los consumos recreativos de drogas.
Ofrecen información objetiva actualizada y útil a personas que consumen drogas para que ayudarles a disminuir los riesgos del consumo. Además, ofrecen servicios de análisis de sustancias, asesoramiento…
Funciona desde el año 1997 en cuatro comunidades autónomas ofreciendo una mirada distinta hacia los consumos de drogas, trabajando en una franja intermedia con personas que no tienen problemas, pero están en riesgo de tenerlo.
En esta entrevista nos explican por qué la transformación digital era tan importante para ellos.
ICONG: ¿En qué ha consistido este plan de mejora que habéis puesto en marcha dentro del Programa IN PROGRESS – Transformación Digital de ICONG?
ABD: Para nuestro plan de transformación digital seleccionamos nuestro proyecto Energy Control. Se trata de un servicio de análisis de sustancias en festivales, fiestas, raves y demás espacios de ocio nocturno donde hay consumo de drogas.
Es un servicio que se podía ver muy beneficiado por introducir alguna mejora desde el punto de vista de la transformación digital.
¿Qué dificultades habéis encontrado a la hora de llevar a cabo estas mejoras?
Había varias dificultades relacionadas con la recogida de datos. Dentro de todo el flujo de trabajo del propio servicio, dentro de los elementos que conforman todo el proceso, en cada uno de esos puntos, se estaban obteniendo datos que se recogían con registros en papel. La calidad de los datos era muy mejorable, no se registraban cosas, o se hacía mal.
Esto suponía una ingente cantidad de tiempo para volcar toda la información en unas hojas de cálculo que nos permitieran trabajar con ellos. Todo era tan tedioso que tomar decisiones a partir de esos datos siempre se hacía más complicado.
Gracias al proyecto vimos que era posible hacer una optimización bastante importante de todo esto.
¿Cómo habéis sobrellevado estas dificultades?
Encontramos tres soluciones a nuestro problema de digitalización.
- Armonización de las cuatro Comunidades Autónomas en las que desarrollamos este proyecto en cuanto a los sistemas de registro: que en todas las delegaciones se cuente con el mismo registro y los mismos procedimientos de recogida de datos.
- Incorporar soluciones tecnológicas para la introducción de los datos. Que sea una herramienta que nos asegure la calidad de éstos para luego utilizarlos en las siguientes fases.
- Pasar de hojas de cálculo a bases de datos.
En resumen, integrar una solución tecnológica que facilite la introducción de datos que luego nos permita la explotación y visualización de éstos a efectos tanto de la gestión interna como de la comunicación externa.
¿Con qué os quedaríais de este proyecto de Transformación Digital de ICONG?
Personalmente diría que es una visión distinta de lo que es la transformación digital. Hasta ahora pensábamos que simplemente consistía en implementar herramientas tecnológicas y ya está. No es solo eso, implica hacer cambios en ocasiones bastante profundos; en los procesos, en las personas… Tienes que tocar un montón de elementos y al final, el servicio se transforma y lo digital acaba siento un medio más que un fin. Eso ha sido una parte muy importante de este proyecto, ampliar la mirada hacia la transformación digital.
En segundo lugar, diría que esto es un proceso a largo plazo. No lo veo como algo que haces de manera puntual sino que la mirada tiene que ser a muy largo plazo, puedes introducir todos estos cambios y hacer esta transformación, pero no se detiene en el momento en el que implementas la solución tecnológica. Los cambios en los procesos de trabajo llegan para quedarse y la idea es que vayan evolucionando.
¿Cómo ha mejorado vuestra entidad? ¿podrías mencionar algún aspecto concreto que haya cambiado radicalmente?
Aunque todavía el plan está en proceso de implementación, estamos convencidos que va a ser una mejora. Todas las personas implicadas estamos totalmente convencidas que va a ser una mejora tan importante como necesaria.
Esta dificultad la llevábamos arrastrando mucho tiempo y hemos tenido la suerte de hacer esta capacitación con ICONG que nos ha dado un gran empujón.
¿Qué les dirías a entidades que aún no han empezado este camino que habéis iniciado ya vosotros? ¿Qué recomendación les darías?
La principal sería que no le tuvieran miedo, que “Transformación digital“ puede sonar complicado o inalcanzable, pero no. Al final se trata de mejorar nuestras organizaciones y la atención que estamos dando a las personas. Podemos ser más eficientes, más competitivos en ese sentido. Ofrecer cada vez mejores servicios y aprovechar toda una serie de recursos que están ahí.
Creemos que, si esto son procesos que llevan asentados en el ámbito empresarial mucho tiempo, es por algo. Aunque las entidades sociales no tengamos una visión empresarial, sí tenemos esa visión de ofrecer los mejores servicios a las personas que atendemos.
No hay que tenerle miedo. Es importante hacer buenos diagnósticos de la entidad o de tus servicios para encontrar dónde más beneficio puede haber, sin duda merece la pena.
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