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Hablamos con VIEIRO: “Nos dimos cuenta de que lo más importante, lo que necesitamos, es trabajar todos a una”

En lo que va de 2020, ICONG ha desarrollado varios programas, como “Apoyo para la mejora de la gestión y de la calidad” y que está subvencionado por el MSCBS. Este programa comprende varios proyectos que, mano a mano con entidades sociales, ofrece capacitación en herramientas avanzadas que permitan planificar y desarrollar su sistema de gestión de calidad.

Una de las entidades participantes en este año 2020 fue ASOCIACIÓN VIEIRO, que trabajó en el proyecto “Formación básica de calidad”, dentro del programa APOYO.

La Asociación Vieiro trabaja en Carballo, Galicia, en la prevención de conductas adictivas en distintos ámbitos: comunitario, escolar, juvenil, laboral… Ofrecen también una oficina de información para las personas que presentan alguna adicción, a sus familias y un programa jurídico.

Dentro de cada uno de esos ámbitos, tienen proyectos de sensibilización tanto propios como adaptados del Gobierno regional.

ICONG: ¿En qué ha consistido este programa Formación Básica de Calidad que habéis puesto en marcha dentro del programa APOYO de ICONG?

Vieiro: Nos centramos en los temas de estrategia y personas, queríamos volver a definir la base de nuestra asociación y marcar los pasos para conseguir nuestros objetivos.

¿Qué os impulsó a llevarlo a cabo?

Nos pareció un buen momento, teníamos tiempo y propusimos en la junta directiva llevar a cabo el programa, nos apetecía tener esos conocimientos.

¿Qué dificultados habéis encontrado?

Por el tema del COVID, que las clases no fueran presenciales, que no lo pudiéramos hacer juntas, fue lo que más nos costó…resultó un poco más complicado de lo que esperábamos.

¿Cómo habéis sobrellevado estas dificultades?

Lo que hicimos fue repartirnos un poco el trabajo, cada una más centrada en los temas en los que estuviera más especializada y luego lo poníamos en común. Por teléfono, por mail… así es como lo sacamos adelante

¿Con qué os quedaríais de este proyecto Formación Básica de Calidad de ICONG?

Nos encantó la experiencia, conocer a los formadores, la forma en que hicieron que nos involucráramos, que participáramos. Al principio teníamos un poco de miedo por si no sabíamos qué contestar, pero nos pusieron todo muy fácil.

Nos quedamos con haber tenido la oportunidad de conocer cómo está la asociación de verdad. A veces piensas que todo está bien y gracias al programa te das cuenta de que hay mucho que mejorar y tienes por donde empezar.

También el trabajo en equipo, el compañerismo, el conocernos y colaborar, el apoyo que tuvimos entre nosotras fue lo que lo hizo todavía más fácil.

 ¿Cómo ha mejorado vuestra entidad? ¿podrías mencionar algún aspecto concreto que haya cambiado radicalmente?

La asociación estaba un poco dispersa, estaba todo funcionando bien pero un poco de casualidad. La junta directiva y el personal estaban trabajando cada uno por su lado. Nos dimos cuenta de que lo más importante, lo que necesitamos, es trabajar todos a una. 

A raíz de eso, hemos establecido muchas reuniones y planteado las dificultades que había. Poco a poco estamos tomando las medidas necesarias: establecer responsables, reuniones con el personal, replanteamos los programas…En definitiva, estamos buscando las flaquezas e intentando solucionarlas y sacarlas a delante.

¿Qué les dirías a entidades que aún no han empezado este camino que habéis iniciado ya vosotros? ¿Qué recomendación les darías? 

Les animaría sin duda. Para nosotras ha sido muy importante descubrir cómo está la asociación, a veces necesitas que alguien de fuera te diga las cosas.  Además, conoces a gente de otras asociaciones, qué hacen, cómo hacen… A pesar de que no pudimos hacerlo presencial la experiencia fue increíble.

Si le ponen ganas y la asociación está unida, les irá muy bien.

 

Hablamos con ACAT: “Estamos atendiendo mejor a la gente porque estamos escuchando mejor las demandas que recibimos. Y al final, eso es lo que importa”

 

En lo que va de 2020, ICONG ha desarrollado varios programas, como “IN PROGRESS” y que está subvencionado por el PNSD. Este programa comprende varios proyectos dirigidos a entidades que quieren adquirir herramientas para la mejora de los sistemas de gestión de sus entidades.

Una de las entidades participantes en este año 2020 fue ACAT, que trabajó en el proyecto “Evaluación y mejora”, dentro del programa IN PROGRESS.

ACAT es una entidad cántabra que busca dar respuesta a las demandas relacionadas con las necesidades de personas en riesgo de exclusión social, principalmente por problemas derivados de una adicción y sus consecuencias.

Ofrecen una atención integral (acogida, intervención y seguimiento). caracterizada por su inmediatez e innovación.

Hemos hablado con ellos sobre su plan de mejora. No os perdáis esta entrevista en la que explican muy bien cómo y por qué decidieron trabajar la calidad de su entidad.

ICONG: ¿En qué ha consistido este programa de evaluación y mejora de la calidad de ICONG?

ACAT: Estaba centrado en dos cosas, teníamos que hacer una revisión del sistema de indicadores y, además, de forma más específica, retocar la forma en que tratábamos las incidencias y las no conformidades.

¿Qué os impulsó a llevarlo a cabo?

Fue un proceso que queríamos hacer, pero también un empujón que nos dieron. En diciembre obtuvimos nuestra primera certificación de ONG Calidad y en este proceso detectamos que necesitábamos mejorar mucho algunos aspectos de nuestra entidad.

Es nuestro primer año con una certificación y el proceso fue muy rápido, queríamos mejorar las cosas porque no estábamos seguros de haber entendido bien todos los procesos que habíamos llevado a cabo.

¿Qué dificultados habéis encontrado?

El problema que nosotros siempre encontramos con la calidad son los recursos y el tiempo. Siempre es difícil parar, casi a diario tenemos más trabajo del que podemos llegar a hacer, apartar un tiempo exclusivo para mejorar ciertas áreas es muy complicado.

Si que es verdad, y siempre lo reconocemos, que ese parón te ayuda. Pero la realidad es que somos una ONG pequeña, trabajamos 3 personas más los voluntarios y es muy difícil decidir cuándo paramos y qué dejamos.

Más específicamente con el plan, a nosotros nos ha costado siempre mucho en calidad es saber definir bien qué nos mide como organización. Está ahí y lo sabemos, pero no sabemos como ponerlo en papel.

Nos dimos cuenta de que los indicadores que estábamos utilizando no estaban midiendo lo que necesitábamos y, sin embargo, había otros que serían más importantes para nosotros y ni siquiera los teníamos en cuenta.

¿Cómo habéis sobrellevado estas dificultades?

Repartimos tareas y designamos una persona que dedicara un tiempo exclusivo para definir bien cómo iba el plan y luego pudiera trasladárselo a la junta directiva. Las reuniones conjuntas nos estaban retrasando un poco, por lo que nos pareció buena idea designar una figura de coordinación que fuera estableciendo y haciendo un seguimiento de los pasos.

Fue un trabajo en equipo, pero con una persona que dirigiera el proyecto, para asegurarnos de cumplir las fases y de que todas estuvieran a tiempo.

¿Con qué os quedaríais de este proyecto de evaluación y mejora de la calidad de ICONG?

Nos quedamos con que lo hemos hecho un poco más nuestro. A veces haces cosas porque te lo piden en subvenciones y lo sistematizas y ni siquiera te das cuenta. Ahora creemos que es un poco más nuestro, pero, sobre todo, que puede funcionar y aportar. Que debería haber sido así desde el primer momento, pero es difícil darse cuenta.

¿Cómo ha mejorado vuestra entidad? ¿podrías mencionar algún aspecto concreto que haya cambiado radicalmente?

Yo creo que estamos atendiendo mejor a la gente porque estamos escuchando mejor las demandas que estamos recibiendo.  Que al final es lo que importa, somos una ONG.

¿Qué les dirías a entidades que aún no han empezado este camino que habéis iniciado ya vosotros? ¿Qué recomendación les darías? 

Lo primero que no se asusten, porque sí es verdad que da un poco de miedo por la falta de recursos. Nosotros somos muy novatos para dar consejos, pero sí que es verdad que hay un momento en que tienes que dar el salto. Nos hemos dado cuenta de que después de estar tonteando con la calidad muchos años, hay que comprometerse. Tienes que hacer que forme parte de lo que tú eres, que sea algo más natural y forme parte dentro los procesos de decisión.

Para eso tiene que haber un antes y un después. Juntarte con el equipo y decidir qué queréis hacer las cosas de otra forma. Siempre todos a una. Para nosotros fue bueno llegar a un momento y decir, merece más la pena meternos profundamente que seguir capeándolo.

¡Si nosotros lo hemos hecho, ¿qué ONG no lo puede hacer?, si somos 4!

Hablamos con la Asociación Bienestar y Desarrollo: “Al final se trata de mejorar nuestras organizaciones y la atención que estamos dando a las personas.”

En lo que va de 2020, ICONG ha desarrollado varios programas, como “IN PROGRESS: Transformación digital en pequeñas y medianas ONG”, subvencionado por el MSCBS. Este programa acompaña a las entidades en el proceso de entender qué es la transformación digital y ayuda en el diseño de una estrategia digital para mejorar su gestión.

Una de las entidades participantes en este año 2020 fue Asociación Bienestar y Desarrollo, que trabajó en el proyecto “Transformación Digital” con el objetivo de facilitar un acercamiento a la gestión de calidad de manera dinámica, sencilla y motivadora.

La Asociación Bienestar y Desarrollo participó con su proyecto “Energy Control” en el que trabajan fundamentalmente en el ámbito de los consumos recreativos de drogas.

Ofrecen información objetiva actualizada y útil a personas que consumen drogas para que ayudarles a disminuir los riesgos del consumo. Además, ofrecen servicios de análisis de sustancias, asesoramiento…

Funciona desde el año 1997 en cuatro comunidades autónomas ofreciendo una mirada distinta hacia los consumos de drogas, trabajando en una franja intermedia con personas que no tienen problemas, pero están en riesgo de tenerlo.

En esta entrevista nos explican por qué la transformación digital era tan importante para ellos.

ICONG: ¿En qué ha consistido este plan de mejora que habéis puesto en marcha dentro del Programa IN PROGRESS – Transformación Digital de ICONG?

ABD: Para nuestro plan de transformación digital seleccionamos nuestro proyecto Energy Control. Se trata de un servicio de análisis de sustancias en festivales, fiestas, raves y demás espacios de ocio nocturno donde hay consumo de drogas.

Es un servicio que se podía ver muy beneficiado por introducir alguna mejora desde el punto de vista de la transformación digital.

¿Qué dificultades habéis encontrado a la hora de llevar a cabo estas mejoras?

Había varias dificultades relacionadas con la recogida de datos. Dentro de todo el flujo de trabajo del propio servicio, dentro de los elementos que conforman todo el proceso, en cada uno de esos puntos, se estaban obteniendo datos que se recogían con registros en papel. La calidad de los datos era muy mejorable, no se registraban cosas, o se hacía mal.

Esto suponía una ingente cantidad de tiempo para volcar toda la información en unas hojas de cálculo que nos permitieran trabajar con ellos. Todo era tan tedioso que tomar decisiones a partir de esos datos siempre se hacía más complicado.

Gracias al proyecto vimos que era posible hacer una optimización bastante importante de todo esto.

¿Cómo habéis sobrellevado estas dificultades?

Encontramos tres soluciones a nuestro problema de digitalización.

• Armonización de las cuatro Comunidades Autónomas en las que desarrollamos este proyecto en cuanto a los sistemas de registro: que en todas las delegaciones se cuente con el mismo registro y los mismos procedimientos de recogida de datos.
• Incorporar soluciones tecnológicas para la introducción de los datos. Que sea una herramienta que nos asegure la calidad de éstos para luego utilizarlos en las siguientes fases.
• Pasar de hojas de cálculo a bases de datos.

En resumen, integrar una solución tecnológica que facilite la introducción de datos que luego nos permita la explotación y visualización de éstos a efectos tanto de la gestión interna como de la comunicación externa.

¿Con qué os quedaríais de este proyecto de Transformación Digital de ICONG?

Personalmente diría que es una visión distinta de lo que es la transformación digital. Hasta ahora pensábamos que simplemente consistía en implementar herramientas tecnológicas y ya está. No es solo eso, implica hacer cambios en ocasiones bastante profundos; en los procesos, en las personas… Tienes que tocar un montón de elementos y al final, el servicio se transforma y lo digital acaba siento un medio más que un fin. Eso ha sido una parte muy importante de este proyecto, ampliar la mirada hacia la transformación digital.

En segundo lugar, diría que esto es un proceso a largo plazo. No lo veo como algo que haces de manera puntual sino  que la mirada tiene que ser a muy largo plazo, puedes introducir todos estos cambios y hacer esta transformación, pero no se detiene en el momento en el que implementas la solución tecnológica. Los cambios en los procesos de trabajo llegan para quedarse y la idea es que vayan evolucionando.

¿Cómo ha mejorado vuestra entidad? ¿podrías mencionar algún aspecto concreto que haya cambiado radicalmente?

Aunque todavía el plan está en proceso de implementación, estamos convencidos que va a ser una mejora. Todas las personas implicadas estamos totalmente convencidas que va a ser una mejora tan importante como necesaria.

Esta dificultad la llevábamos arrastrando mucho tiempo y hemos tenido la suerte de hacer esta capacitación con ICONG que nos ha dado un gran empujón.

¿Qué les dirías a entidades que aún no han empezado este camino que habéis iniciado ya vosotros? ¿Qué recomendación les darías? 

La principal sería que no le tuvieran miedo, que “Transformación digital“ puede sonar complicado o inalcanzable, pero no. Al final se trata de mejorar nuestras organizaciones y la atención que estamos dando a las personas. Podemos ser más eficientes, más competitivos en ese sentido.  Ofrecer cada vez mejores servicios y aprovechar toda una serie de recursos que están ahí.

Creemos que, si esto son procesos que llevan asentados en el ámbito empresarial mucho tiempo, es por algo. Aunque las entidades sociales no tengamos una visión empresarial, sí tenemos esa visión de ofrecer los mejores servicios a las personas que atendemos.

No hay que tenerle miedo. Es importante hacer buenos diagnósticos de la entidad o de tus servicios para encontrar dónde más beneficio puede haber, sin duda merece la pena.