Estamos afrontando tiempos difíciles en los que una pandemia ha llegado al corazón de los países más desarrollados y ha paralizado sus actividades, manifestando la vulnerabilidad de sus modelos sociales y económicos. La pregunta de si este riesgo se podría haber tenido en cuenta, tiene una respuesta simple: nadie lo había hecho.
En estas condiciones, las organizaciones deben enfrentarse a algo imprevisto y de tremendo impacto, sin planes de contingencia adecuados, por lo que su sostenibilidad puede verse comprometida. Se encuentran ante la materialización de un riesgo habitual en cualquier organización, que es cómo gestionar una crisis.
Gestionar crisis pone a prueba la capacidad de reacción de una organización, significa:
- tomar decisiones rápidas y a veces difíciles, en un tiempo que suele ser corto,
- disponer de datos escasos y a veces poco objetivos,
- trazabilidad poco fiable de las acciones,
- coordinación insuficiente entre actores
- muy a menudo mecanismos de control, pobres o inadecuados.
Se suele afrontar la misión desde la urgencia, primando la supervivencia inmediata, y no tanto la viabilidad futura. Hay un peligro evidente de cometer errores, de caer en contradicciones y de no mantener los controles internos a un nivel suficiente.
La dificultad se incrementa cuando es todo el entorno el que cambia, las Administraciones Públicas implantan nuevas regulaciones, los proveedores y colaboradores se ven afectados y modifican su actividad, las necesidades a cubrir se intensifican y presentan requerimientos nuevos e inmediatos y además las personas de la organización requieren protección.
En respuesta a esta situación se deberán tomar medidas para continuar con la actividad sin que la organización quede debilitada, manejando adecuadamente el compromiso entre la seguridad y la eficacia en el cumplimiento de los objetivos esenciales.
En general la actuación de los responsables debería centrarse en:
Conocer el alcance de los cambios, redimensionar la actividad priorizando líneas de trabajo, con mayor utilización de nuevas tecnologías, y mantener una buena comunicación tanto interna, como externa. Será importante valorar los posibles riesgos asociados a dichas actuaciones y sus impactos reales, pensando en los nuevos cambios que previsiblemente puedan suceder.
En situación de crisis como la que ha supuesto la pandemia, las organizaciones podrían plantearse las siguientes preguntas:
¿Se ha modificado la misión para dar respuesta a las nuevas necesidades?
¿La supervivencia prima sobre otras consideraciones?
¿Las medidas de respuesta pueden comprometer la sostenibilidad de la organización?
¿Se mantienen los niveles habituales de control interno?
¿Se toman suficientes medidas de protección para las personas de la organización?
¿Se incrementan los niveles de comunicación interna para cohesionar la organización?
¿Se comunican externamente las necesidades y las medidas tomadas por la organización?
¿Existe suficiente conocimiento de los nuevos requisitos legales y regulatorios aplicables a la actividad de la organización?
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